ZWECK DES VERGABEVORSCHLAGS
Der Vergabevorschlag oder die Vergabeempfehlung ist das wichtigste Ergebnisdokument einer Ausschreibung und entscheidend für die Vergabe einer Serviceleistung. Darin werden alle gesammelten Informationen konsolidiert dargestellt sowie eine Empfehlung zur Platzierung der Bieter und somit zum favorisierten Vertragspartner ausgesprochen.
Der Vergabevorschlag wird von der ausschreibenden Fachabteilung erstellt und dem Management bzw. dem Einkauf zur Entscheidung vorgestellt.
DOKUMENTE DES VERGABEVORSCHLAGS
Ist man als privates Unternehmen nicht an das Vergaberecht gebunden, sollte man sich nichtsdestotrotz an bewährten Abläufen orientieren. Der Vergabevorschlag sollte aus einer Präsentation für die Entscheider und einem erläuternden Dokument bestehen. Die Erläuterungen aus dem Dokument können dann bei Nachfrage die Inhalte der Präsentation belegen.
Bei kleineren Vergaben kann auch auf das erläuternde Dokument verzichtet werden, solange man bei Detailfragen aussagefähig bleibt.
VORGEHEN BEI DER ERSTELLUNG
Im ersten Schritt sollte eine Bewertungstabelle erstellt werden, die alle Erkenntnisse zu allen Bietern aus der Ausschreibungsphase enthält und die Platzierung der Bieter berechnet. Die Bewertungstabelle enthält die formalen, fachlichen sowie finanztechnischen Bewertungsergebnisse und erfolgt meist anhand eines Punktesystems.
Im zweiten Schritt kann die Quintessenz der Bewertungstabelle in den Vergabevorschlag übertragen werden. Hierbei werden die Regeln der Bewertung und die Ergebnisse zusammengefasst und Auffälligkeiten nochmals aufgegriffen und erläutert.
Im dritten Schritt wird dann der Vergabevorschlag als Präsentation aufbereitet und auf das entscheidungsrelevante Niveau komprimiert.
Die Abbildung stellt die drei Schritte dar.
Das Vergabedokument zur Erläuterung sollte mindestens folgende Inhalte aufweisen:
Management Summary
Inhalt der Ausschreibung
Vergabevarianten (falls vorhanden)
Bieterliste
Angebotsphase
Nutzwertanalyse
Preisspiegel
Vergabeempfehlung
Anlagen
Der einleitende Satz im Management Summary könnte z. B. wie folgt lauten:
"Im Ergebnis der Angebotsbewertung empfiehlt das Projektteam die Firma - Bieter A - mit der ausgeschriebenen Serviceleistung zu beauftragen. Die Firma hat das Angebot mit dem besten Preis-/Leistungsverhältnis unterbreitet und bietet folgende zusätzliche Vorteile: …"
DIE VERGABEPRÄSENTATION
Mit der Erstellung des Vergabevorschlags sollte nicht zu spät begonnen werden, da das Management meist zeitnah nach dem Angebotseingang ein Ergebnis erwartet. Hat der Einkauf sogar eine Vorlage für den Vergabevorschlag, so sollte diese bereits zu Ausschreibungsbeginn vorliegen. Ist der Vergabevorschlag fertig, kann auch die Präsentation erstellt werden. Wichtig in diesem Fall ist, dass die Überschriften beibehalten und die Inhalte visuell ansprechend und aussagekräftig dargestellt werden. Hier gilt: "Weniger ist mehr!".
Folgende Themen sollten bei der Erstellung der Präsentation berücksichtigt werden:
Daten bei Nachfrage parat haben
Daten komprimiert darstellen (Gesamtsummen, %-Zahlen, Graphen, Platzierung, ...)
Formate durchgängig beibehalten (z. B. je Bieter eine Farbe)
Themen sauber sortieren und mit Quelldokument verknüpfen
Pro-/Contra-Darstellungen nutzen
Zahlen für sich sprechen lassen
Berechnungsmethodik erläutern
keinen Zweifel lassen an der Objektivität der Bewerter
klare Aussagen ohne "Deutungen"
Einigkeit im Projektteam zur Platzierung der Bieter
alle offenen Punkte vorab klären
Projektergebnisse nicht anzweifeln
die Vorlieben der Entscheider für die Darstellungsform beachten
Abschlussfolie mit Frage nach der Entscheidung
Weitere
FAZIT
Der Vergabevorschlag und im Speziellen die Präsentation zum Vergabevorschlag sollte als Marketinginstrument zur Kommunikation von Ausschreibungsergebnissen verstanden und genutzt werden. Deshalb sollte dieses Dokument mit Sorgfalt vorbereitet werden, zumal sie auch zu einer langfristigen und finanziell wichtigen Entscheidung führt. Ein größerer Aufwand bei der Präsentationserstellung ist auf jeden Fall gerechtfertigt.
Nutzen Sie dieses Werkzeug mit Bedacht und vermeiden Sie Fehler, denn Sie präsentieren damit Ihre Arbeit und die Ihrer Projektmitglieder!
ZUR AUTORIN
Helga Gradwohl hat Betriebswirtschaft mit Schwerpunkt Informationsmanagement studiert und ist seit 2005 Teil des RÖWAPLAN-Teams.
Sie hat bei zahlreichen Service Ausschreibungen mitgewirkt und war an der Entwicklung unseres „Ausschreibungs“-Produktes beteiligt.
Darüber hinaus hat sie viele individuelle Projekte rund um das Thema „IT-Service“ begleitet.
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