MOTIVATION
Bis ein Dienstleistungsvertrag "rund" ist, müssen viele Definitionen erstellt und Entscheidungen getroffen werden. Dabei kann die Festlegung der Vertragslaufzeit oft etwas untergehen.
Aber welche Bedeutung haben die Termine zur Vertragslaufzeit eigentlich? Wir haben festgestellt, dass es sich lohnt hier genauer hinzuschauen, da ein einfaches Datum an der Stelle viel bewirken kann.
BEDEUTUNG DER VERTRAGSLAUFZEIT
Bei den meisten Einkäufern erfolgt die Festlegung der Vertragslaufzeit in Abhängigkeit von nur wenigen Informationen.
Es wird ausgehend des technischen Lebenszyklus des betroffenen Gewerks, ein kurz bis mittelfristiger Endtermin gewählt, der meist nicht weiter als fünf Jahre in der Zukunft liegt.
Natürlich muss die Laufzeit fallbezogen gewählt werden, eine Faustregel gibt es hier nicht. So kann die Laufzeit bei einem Vertrag für einen Full Managed Service (Dienstleistung und Produktkauf) zu einem anderen Ergebnis führen, als bei einem reinen Dienstleistungsvertrag (Managed Service).
Bei Dienstleistungsverträgen wird meist eine kürzere Laufzeit gewählt. Dies hängt damit zusammen, dass externe Mitarbeiter gefühlt schneller und einfacher ausgetauscht werden können als zusätzlich verbaute Hardware. Dies spiegelt sich dann in der kürzeren Laufzeit wieder.
Diese Einschätzung muss jedoch nicht richtig sein, denkt man dabei z. B. an die Verfügbarkeit von qualifizierten Mitarbeitern am Markt, die auch die erforderlichen Skills und Erfahrung besitzen. Im schlimmsten Fall kann ein Mangel an Fachkräften sogar dazu führen, dass gar kein Angebot respektive Vertrag zustande kommt. Dann sind Laufzeitentscheidungen erst gar nicht möglich oder gar die Sicherung der begehrten Fachmänner durch einen langfristigen Vertrag. Zudem muss auch deren Erfahrung im Unternehmen berücksichtigt werden, wenn diese z. B. drei Jahre dort tätig waren.
Allein durch diese Erkenntnisse zeigt sich schon, dass die Vertragslaufzeit sich auf verschiedene, meist sehr unterschiedliche Faktoren stützt.
Die nach unserer Meinung wichtigsten Faktoren für die Festlegung der Vertragslaufzeit, haben wir im folgenden Beispiel zusammengetragen:
BEISPIEL
Stellen Sie sich vor, Sie haben die Aufgabe erhalten, für einen Vertrag die terminlichen Eckpunkte festzulegen. Wie gehen Sie vor? Welche Daten müssen für die Entscheidung zusammengetragen werden? Diese Fragen werden in den folgenden Abschnitten beantwortet.
Zuerst sollte der Serviceinhalt des Vertrages betrachtet werden. Dies gibt Rückschluss über die Art der Dienstleistung und das betroffene Gewerk (z. B. Betrieb einer Telekommunikationsanlage). Damit ist der erste Einflussfaktor für die Wahl der Vertragslaufzeit erkannt. Je nach Ausprägung wird eine kürzere oder längere Vertragslaufzeit gewählt, abhängig von der Bedeutung des Service. Diese Bedeutung lässt sich durch folgende Faktoren bewerten:
Laufzeitmodell: Dauer feste Vertragslaufzeit sowie Anzahl und Dauer von Verlängerungsoptionen.
Fade-in-/ Fade-out-Phase: Aufwand und Dauer der Transition-Leistungen.
Vision, Mission und Strategie der Organisation: Welche Ziele, mit welcher Priorität wirken auf die Vertragsinhalte?
Ressourcen der Organisation: Welche steuernden Instanzen sind wie lange verfügbar?
Potenzielle Anbieter am Markt: Wie viele Anbieter können die benötigten Skills abdecken?
Verfügbarkeitsanforderungen an die beinhaltete Technik: Welche Bedeutung hat der Service im Unternehmen?
Technische Entwicklung am Markt: Wohin entwickelt sich der Markt; welche Tendenzen sind erkennbar?
Serviceumfang: Welche Mengen (z. B. Anzahl User) werden mit dem Vertrag abgedeckt?
Vertragskosten: Welche monatlichen Kosten (intern/extern) erzeugt der Vertrag?
Erfahrungswerte: Welche Erfahrung hat man mit dem Vertragspartner in der Vergangenheit gemacht?
Flexibilität: Wie flexibel muss der Vertrag skaliert werden können (z. B. neuer Standort kommt hinzu)?
Empfehlung des Fachbereichs: Was empfiehlt der Fachbereich zur Vertragslaufzeit?
Marktpräsenz des Vertragspartners: Welche Risiken sind beim Vertragspartner zu berücksichtigen?
Rabattierung: Kann man je Verlängerungsoption eine Rabattierung der Preise erreichen?
Einarbeitungsaufwand: Wie lange dauert es, neue Mitarbeiter einzulernen?
Wissensverlust: Wie gut ist das Wissen im Unternehmen dokumentiert?
Prozesskenntnisse: Wie gut sind die eigenen Prozesse dokumentiert und somit vermittelbar?
Genehmigungen: Wie lange dauern Genehmigungsverfahren im Unternehmen?
Persönliche Netzwerke: Welche Kontakte können beim Outsourcing genutzt werden?
Im Idealfall lassen sich zu allen Faktoren die Antworten notieren, die dann durch Ihre Bewertung zu einem Ergebnis für die Vertragslaufzeit führen (längere Laufzeit / kürzere Laufzeit). Die Gesamtheit der Ergebnisse definiert letztendlich die Vertragslaufzeit.
PRAKTISCHE METHODE
Eine praktikablere Variante zur Entscheidungsfindung ermöglicht folgende Vorgehensweise:
Es werden drei mögliche Laufzeitmodelle festgelegt und notiert.
Beim Durchspielen der einzelnen Faktoren werden dann für die einzelnen Modelle Punkte verteilt. Bei jedem Faktor kann ein Plus- (+) und ein Minuspunkt (-) vergeben werden. Dabei erfolgt eine Bewertung der Antwort auf die gestellte Frage, im Hinblick auf das Laufzeitmodell und es wird deutlich, welches Modell sich für diesen Faktor am besten (+) und am wenigsten (-) eignet.
Am Ende werden die Plus- und Minuspunkte je Modell gezählt. Ein Minuspunkt entwertet dabei einen Pluspunkt ((-)und(+)=0).
Das Modell, welches am Ende die meisten Pluspunkte erhält, kommt dann zum Einsatz.
WEITERE TERMINE
Nun ist die Vertragslaufzeit bzw. das Datum zum Vertragsende nicht der einzige Termin, der in einem Vertrag enthalten sein sollte. Im Vertrag kommen noch weitere Termine zum Tragen, die beschrieben und definiert werden müssen (was passiert bei/ab/bis zu diesem Termin):
Vertragsunterzeichnung
Beginn der Leistungserbringung
Beginn der Fade-in-Phase
Betriebsübernahme
Ende der Fade-in-Phase (=Betriebsübernahme)
Beginn der Messung & Gültigkeit von Kennzahlen / KPIs
Beginn der Gültigkeit von Strafzahlungen
Beginn von "work shadowing"-Leistungen
Beginn der Fade-out-Phase
Ende der Fade-out-Phase (=Betriebsübergabe)
FAZIT
Was die Vertragslaufzeit angeht, können wir Ihnen folgende Erkenntnisse mitteilen:
Grundsätzlich sprechen lange Vertragslaufzeiten für Stabilität und Sicherheit, bergen jedoch die Gefahr von "festgefressenen" Dienstleistern, hohen Preisen und technischem Rückstand.
Kürzere Vertragslaufzeiten erzeugen mehr Aufwand und bergen Risiken, ermöglichen es jedoch, aktuelle Marktpreise zur erhalten und sich passgenauer auf die organisatorischen Bedürfnisse und Ziele des Unternehmens einzustellen.
Letzten Endes entscheidet Ihr Bauchgefühl. Vertrauen Sie (auch) darauf!
ZUR AUTORIN
Helga Gradwohl hat Betriebswirtschaft mit Schwerpunkt Informationsmanagement studiert und ist seit 2005 Teil des RÖWAPLAN-Teams.
Sie hat bei zahlreichen Service Ausschreibungen mitgewirkt und war an der Entwicklung unseres „Ausschreibung“-Produktes beteiligt.
Darüber hinaus hat sie viele individuelle Projekte rund um das Thema „IT-Service“ begleitet.
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