Unser Kunde verantwortet zahlreiche Gebäude und ganze Campusgelände einer großen Organisation. Zum Zwecke der Verwaltung dieser Gebäude sind zahlreiche Softwareprodukte im kommerziellen, professionellen, aber auch im technischen Bereich im Einsatz. Von mächtigen Anwendungen bis zu Excel ist alles zu finden. Unserem Kunden ging es darum, eine Roadmap zu erarbeiten, eine ganzheitliche Softwarelösung oder eine ganzheitliche „Software Sweet“ einzuführen, welche die Schnittstellen und Übergänge zwischen den Softwareprodukten erleichtert und harmonisiert. Letztendlich sollte ein ganzheitliches Datenmodell geschaffen werden, was von Anfang an genutzt, immer weiter fortgeschrieben und am Ende auch die Basis aller Prozesse und Handlungen wird. Diese Aufgabenstellung ist komplex, weil zunächst die Prozesse, die Inhalte, aber auch die bestehenden Softwareprodukte analysiert, der Zielzustand beschrieben und dann der entsprechende Gap geschlossen werden muss.
So begannen wir zunächst die bestehenden Softwareprodukte zu analysieren, die gewünschten Prozesse, die einer Softwareunterstützung bedürfen, zu erfassen und zu beschreiben und die Rahmenbedingungen zu dokumentieren. Diese drei Bausteine flossen dann in unsere Roadmap-Erarbeitung ein.
In einem Big Picture haben wir unterschiedliche Arbeitspakete differenziert, in einem Gesamtbild zusammengefasst und in Beziehung gesetzt. Dann wurden die einzelnen Arbeitspakete beschrieben und dekliniert, es wurden Steckbriefe je Tätigkeitsschwerpunkt erarbeitet. Da sowohl die gewünschte Prozessdigitalisierung als auch der derzeitige Tooleinsatz ordentlich dokumentiert wurden, sind die Arbeitspakete Basis der Softwareentwicklung geworden. Sie stellten die Grundlage für „User Storys“ dar, die beschrieben haben, was zukünftig softwaregestützt ablaufen soll. Unter Berücksichtigung diverser Rahmenbedingungen, wie beispielsweise anzuknüpfende Datenbestände oder benachbarte und vorhandene Tools, konnte für jede dieser User Storys eine entsprechende Beschreibung erarbeitet werden. Diese Beschreibungen waren dann die Basis für die Auswahl von Softwareprodukten und für deren Customizing.
So konnte mit der Roadmap nicht nur ein Großprojekt aufgesetzt werden, in welchem unterschiedliche Handlungsfelder beschrieben wurden, sondern gleichzeitig eine Lastenheftstruktur entwickelt werden, für die zukünftig auszuwählende und einzusetzende Softwarelösung.
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